Privacidad

Alcance

Este aviso cubre la aplicación Certo Procure, su portal de proveedores y los correos que envía. El website público de Certo tiene su propio aviso de privacidad. El uso de Certo Procure por cada organización cliente se rige además por el contrato suscrito con ella.

Información que tratamos

Tratamos la información que tu organización, sus usuarios y sus proveedores registran para operar el flujo de compra a pago:

• Cuentas y acceso: nombre, correo laboral, idioma, empresas y roles de cada usuario, y los datos de la verificación en dos pasos. Las contraseñas se guardan con un hash, nunca en texto.
• Compras: solicitudes, aprobaciones y sus comentarios, cotizaciones, órdenes de compra, recepciones (incluida la foto o el PDF de una entrega), catálogos, presupuestos y centros de costo.
• Facturas y facturación electrónica: facturas de proveedores y sus líneas, y los datos del documento FEL (emisor, NIT, número y UUID de autorización, montos e impuestos) leídos del XML, junto con su conciliación contra la orden y la recepción.
• Proveedores: razón social, identificación fiscal, dirección, contactos, usuarios del portal, documentos de cumplimiento (por ejemplo el RTU) y las cuentas bancarias registradas para pagarles.
• Pagos: propuestas de pago, retenciones, archivos de pago preparados y confirmaciones.
• Documentos adjuntos: los archivos que cargan usuarios o proveedores.
• Bitácora de auditoría: quién hizo qué acción, cuándo y con qué resultado. No se edita ni se borra, porque sostiene el control interno.
• Integraciones: si un administrador conecta una cuenta de correo o calendario de Google o Microsoft, o un ERP, tratamos los tokens de acceso y los datos necesarios para la función habilitada.

Cómo utilizamos la información

Usamos la información para operar las compras, facturas y pagos de tu organización; aplicar sus controles (aprobaciones, conciliación, control dual y segregación de funciones); enviar avisos y correos del servicio, como invitaciones y recuperación de contraseña; prestar soporte y proteger el servicio. No vendemos información personal ni la usamos para publicidad.

Nova y funciones de IA

Nova recomienda y no decide: las aprobaciones, conciliaciones y pagos siempre los confirma una persona. Cuando tu organización la activa, Nova procesa el contenido necesario para cada tarea (por ejemplo, una solicitud y sus líneas o el documento que pides leer) mediante Google Cloud Vertex AI.

Proveedores y conservación

Certo Procure funciona en Google Cloud (Cloud Run, Cloud SQL, Cloud Storage y Secret Manager; Vertex AI para Nova). Los correos del servicio se envían mediante Resend. La suscripción al servicio se cobra mediante Stripe, que no participa en los pagos a proveedores. Las integraciones de Google o Microsoft solo intervienen si un administrador las conecta.

Conservamos la información durante el tiempo necesario para prestar el servicio a tu organización, cumplir obligaciones aplicables, incluidas las fiscales y de auditoría, y proteger nuestros servicios.

Seguridad

Los datos de cada organización están aislados de los de las demás. Los números de cuenta bancaria y los tokens de integraciones se guardan cifrados, y las pantallas muestran solo los últimos cuatro dígitos de cada cuenta. Los archivos se revisan con antivirus antes de estar disponibles, las sesiones vencen y el acceso admite verificación en dos pasos.

Tus opciones

Si usas Certo Procure como parte de una organización cliente, su administrador gestiona tu cuenta: puedes pedirle acceso, corrección o baja de tus datos. Si eres proveedor, solicita los cambios de tus datos fiscales al equipo de compras de tu cliente; las cuentas bancarias se cambian con una solicitud desde el portal. En cualquier caso puedes escribir a privacy@certo.team.

Responsable y contacto

Certo es un producto de Boldr AI · Centroamérica. Este aviso se rige por la legislación aplicable en la jurisdicción de Boldr AI.

Certo · privacy@certo.team